Raporttiin on koottu kuukausien työ. Asiantuntijat ovat kirjoittaneet, luvut on tarkistettu ja kuvia kerätty. Seuraavaksi pitäisi saada lukija huomaamaan, mikä kaikessa tässä on olennaista.
Siinä julkaisun taitto auttaa.
Taitossa teksti, kuvat, taulukot ja graafit järjestetään luettavaksi kokonaisuudeksi. Samalla tehdään visuaalista viestintää: ohjataan huomiota, havainnollistetaan tietoa ja autetaan lukijaa ymmärtämään asioiden välisiä yhteyksiä.
Olipa työn alla kunnan henkilöstöraportti, yrityksen vuosikatsaus tai hankkeen loppujulkaisu, suunnittelu kannattaa aloittaa lukijasta.
Mitä lukijan pitäisi julkaisusta saada?
Kaikki lukijat eivät tarvitse samaa tietoa. Päättäjä saattaa etsiä keskeisiä tuloksia, asiantuntija menetelmiä ja hankkeen osallistuja käytännön esimerkkejä.
Julkaisun alussa kannattaa siksi vastata kolmeen kysymykseen: mitä käsittelemme, miksi se on tärkeää ja mitä olemme saaneet aikaan?
Taitossa näitä vastauksia voidaan tuoda esiin esimerkiksi tiivistelmällä, selkeällä sisällysluettelolla ja tärkeimpien tulosten nostoilla. Lukijalle muodostuu kokonaiskuva ennen yksityiskohtiin siirtymistä.
Ennen taiton aloittamista onkin hyödyllistä sanoittaa yksi tavoite: mitä lukijan pitäisi ymmärtää tai tehdä julkaisun luettuaan?
Hyvä rakenne antaa sisällölle tilaa
Kun kaikki näyttää yhtä tärkeältä, olennaista on vaikea löytää.
Otsikkotasot, tekstin rytmi ja tyhjä tila auttavat hahmottamaan, missä aihe vaihtuu ja mitkä asiat kuuluvat yhteen. Kuvateksti kertoo, miksi kuva on mukana. Tietolaatikko tarjoaa lisätietoa katkaisematta varsinaista tekstiä.
Esimerkiksi hankkeen loppujulkaisussa voi olla hyödyllistä toistaa sama rakenne jokaisen kokeilun kohdalla: lähtötilanne, toteutus, tulos ja opit. Kun lukija oppii rakenteen, eri kokeiluja on helpompi verrata.
Taittaja kannattaa ottaa mukaan siinä vaiheessa, kun sisältörunkoa vielä suunnitellaan. Silloin voidaan yhdessä miettiä, mikä toimii tekstinä ja mikä kannattaa esittää kuvana tai kaaviona.
Kaaviolla pitää olla asiaa
Lukujen visualisointi alkaa kysymyksestä: mitä näillä luvuilla halutaan kertoa?
Taulukko sopii tilanteeseen, jossa tarvitaan tarkkoja arvoja. Kaavio voi auttaa näkemään muutoksen tai eron. Prosessikuva puolestaan näyttää, missä järjestyksessä asiat tapahtuvat ja kuka vastaa mistäkin.
Kuvitellaan hanke, jossa on kokeiltu uutta palvelua kolmessa toimipisteessä. Pelkkien osallistujamäärien lisäksi lukijaa voi kiinnostaa, mitä kokeiluissa opittiin ja mikä muuttuu seuraavaksi. Julkaisun visuaalinen rakenne voi auttaa yhdistämään nämä tiedot.
Lukujen yhteydessä pitää säilyttää niiden merkitys: ajanjakso, yksikkö, lähde ja tarvittavat selitykset. Havainnollinen esitys auttaa tulkitsemaan tietoa oikein.
Organisaation ja hankkeen ilmeet sovitetaan yhteen
Julkaisulla voi olla monta lähettäjää. Mukana ovat toteuttajaorganisaatio, hankekumppanit ja rahoittaja. Hankkeella saattaa olla myös oma visuaalinen tunnuksensa.
Ennen suunnittelua kannattaa selvittää, mitä graafisia ohjeita noudatetaan ja mitä tunnuksia julkaisuun tarvitaan. Samalla sovitaan, miten hankkeen oma ilme näkyy suhteessa organisaation ilmeeseen.
Yhtenäinen tapa käyttää värejä, kirjaintyyppejä, kuvia ja graafisia elementtejä auttaa tunnistamaan samaan kokonaisuuteen kuuluvat materiaalit. Loppuraportti, esitysaineisto ja somekuvat voivat silloin tukea toisiaan.
Jos hankkeen ilmettä vasta suunnitellaan, sen tulevat käyttökohteet kannattaa ottaa mukaan heti. Tunnuksen on toimittava myös pienessä esityskalvon kulmassa ja kumppanilogojen rinnalla.
Saavutettavuus mukaan työn alkuun
Verkossa julkaistavan aineiston saavutettavuustarpeet kannattaa sopia ennen taittoa. Ne vaikuttavat sekä lähtöaineistoon että toteutukseen.
Suunnittelussa huomioitavia asioita ovat esimerkiksi otsikkorakenne, tekstin luettavuus, värien kontrastit ja tiedon esittäminen myös muulla tavalla kuin pelkällä värillä. Kuville tarvitaan niiden tarkoitusta kuvaavat tekstivastineet.
PDF-julkaisussa myös tekninen rakenne ja lukujärjestys tarvitsevat huomiota. Silmälle selkeä ulkoasu ei yksin kerro tiedoston saavutettavuudesta.
Tilaajan ja tekijän kannattaa sopia, kuka tuottaa kuvien tekstivastineet, miten taulukoita käsitellään ja miten lopputulos tarkistetaan. Näin työvaiheet voidaan ottaa mukaan aikatauluun alusta lähtien.
Julkaisun tekijälle ja tilaajalle löytyy käytännön apua Celian ohjeista saavutettavien asiakirjojen tekemiseen.
Varaa aikaa myös tarkistamiselle
Taitettu julkaisu tekee sisältöjen suhteet näkyviksi. Samalla saattaa huomata toistoa, puuttuvan kuvatekstin tai taulukon, joka tarvitsee selityksen.
Aikatauluun kannattaa varata erikseen aikaa ensimmäiselle vedokselle, tilaajan tarkistuksille, korjauksille ja lopullisten tiedostojen viimeistelylle. Jos julkaisusta tehdään useita kieliversioita tai sekä painettu että digitaalinen versio, myös niiden työvaiheet huomioidaan.
Tilaajan puolella työtä helpottaa yksi henkilö, joka kokoaa kommentit yhteen. Asiantuntijat tarkistavat omat sisältönsä, mutta taittajalle saapuu yksi yhteinen korjauslista.
Näillä tiedoilla pääset alkuun
Kaiken ei tarvitse olla valmista, kun otat yhteyttä taittajaan. Alustavaa keskustelua varten riittävät:
- Millainen julkaisu on tekeillä ja kenelle?
- Mitä lukijan pitäisi siitä ymmärtää?
- Mikä on arvioitu laajuus ja tavoiteaikataulu?
- Julkaistaanko aineisto verkossa, painettuna vai molempina?
- Onko käytössä organisaation tai hankkeen graafinen ohjeisto?
- Millaisia saavutettavuustarpeita, kieliversioita ja hyväksymisvaiheita työhön liittyy?
Näiden pohjalta voidaan suunnitella sekä toteutusta että tarvittavaa työmäärää.
Onko teillä julkaisu suunnitteilla?
Hurraassa julkaisun taittoa katsotaan visuaalisen viestinnän näkökulmasta: miten tärkeä tieto löytyy, miten kokonaisuus hahmottuu ja miltä organisaationne näyttää lukijan silmissä.
Kerro, millainen julkaisu on tekeillä, kenelle se suunnataan ja milloin sen pitäisi valmistua. Voit lähettää myös alustavan sisällysluettelon tai aiemman julkaisun keskustelun pohjaksi.
Tutustu Hurraan julkaisun taittoon tai lähetä viesti osoitteeseen toimisto@hurraa.fi.
