Blogi

Blogi

Messuille menossa? Viisi voittamatonta vinkkiä!

Messut. Metrilakuntuoksuiset ja vähän hikiset. Joskus pakkopullalta tuntuvat ja tylsät. Sellaiset ne onkin, jollette ole virittänyt messukoneistoanne hyvissä ajoin huippukuntoon ja lähteneet liikkeelle siitä tärkeimmästä: ideasta!

1. Aloita ajoissa ja keksi idea

Turun seudun yksi tärkeimmistä messutapahtumista on Rakenna & Sisusta -messut helmikuussa. Niihin olisi hyvä alkaa valmistautua lokakuussa – eli nyt. Kutsu siis messuväki pian koolle ideointitapaamiseen. Käykää yhdessä läpi, miksi olette menossa messuille? Mikä on tavoitteenne ja miten siihen päästään? Keräättekö potentiaalisten asiakkaiden yhteystietoja myöhempää yhteydenottoa varten? Haluatteko tehdä suoraan kauppaa? Haluatteko tehdä organisaatiotanne tunnetuksi? Kenenkään tavoite tuskin on vain laittaa isoa joukkoa työntekijöitä seisoskelemaan moneksi päiväksi nauttimaan messutunnelmasta.

2. Suunnittele osasto ja sen aktiviteetit

Kun kuningasidea on selkeä ja kirkas, on aika aloittaa käytännön suunnittelu. Mitä messuosastolla tapahtuu eli miten ihmiset saadaan osastolle? Mistä suunnasta ihmiset osastolle tulevat ja mikä heidät pysäyttää? Miten olette varmasti ohittamaton? Miltä koko osasto näyttää? Onhan brändinne vahvasti mukana ja tunnistettava? Mitä kaikkea materiaalia tarvitaan? Itse suosittelisin osaston suunnittelussa ja toteutuksessa turvautumista ammattilaiseen. Hän osaa valita teille parhaat vaihtoehdot monista eri mahdollisuuksista ja rakentaa brändiänne uljaasti edustavan osaston.

Messuosaston suunnittelun kanssa kytkeytyy yhteen se yksi juttu, jota ei kannata unohtaa: messupaikan varaaminen! Ideaalia olisi, jos paikan varaisi vasta, kun perusideat ovat jo selvillä. Usein paikka on kuitenkin ”sama vanha”, joten itse paikka vaikuttaa paljon myös messuosaston suunnitteluun. Tässä kohtaa kannattaa olla tarkkana, ettei osastonne ja tekin ole ”sama vanha” – helposti ohitettavissa ja mitäänsanomaton.

3. Valmenna messuesittelijät

Messut ovat valtava panostus. Jo itse messupaikka maksaa ja osastoonkin uppoaa rahaa. Sen lisäksi osastolla on koko messujen ajan väkeä, joka on ”poissa muista töistä”. Jotta henkilöstöresurssi ei menisi hukkaan, jokainen osastolla organisaatiota edustava henkilö tulisi valmentaa tehtäväänsä. Heidän täytyy tuntea osaston perusidea ja se, mikä on koko osaston tavoite. Lisäksi esittelijät tarvitsevat usein rohkaisupuheen, sillä messuilla olon ideana on ottaa kontaktia messuvieraisiin – vaikka se ei itselle niin luontaista olisikaan.

4. Valjasta some messukäyttöön

Messuilla olosta täytyy tietenkin informoida asiakkaita, yhteistyökumppaneita ja muita. Some kannattaa valjastaa laajemminkin messukäyttöön eli jonkun tehtävänä on viedä messut läpi somessa: ennen messuja, niiden aikana ja niiden jälkeen. Ennakkoon voidaan arpoa vaikka messulippuja, messujen aikana esitellä osaston aktiviteetteja ja teemoja ja messujen jälkeen palata messuteemoihin ja järjestää vaikka post-messu-arpajaiset. Somessa kannattaa käyttää myös messujen omaa hashtagia, sillä messut jakavat auliisti esittelijöiden messupäivityksiä.

5. Muista jälkihoito

Messujen jälkeen puretaan ja arvotaan ne luvatut palkinnot. Kaikki messuilla tehdyt kontaktit ovat arvokkaita, joten nekin kannattaa kontaktoida luvatulla tavalla mahdollisimman pian. Jos keräsit tietoja asiakasrekisteriin, laita uusille ihmisille heti joku viesti – vaikka messujen jälkeiset terveiset, tietoa uusista tai tulevista tarjouksista tai uutuuksista.

Messujen jälkihoitoa on myös eri tahojen kiittely. Kiitä yhteistyökumppanit, jotka kävivät paikalla tai osallistuivat jotenkin. Muista kiitellä myös kaikki messuesittelijät. He ovat hoitaneet juuri ison urakan – ja useimmiten iloisesti hymyillen!

(Jos messut tuntuvat rankalta projektilta omin voimin, kutsu toki meidät apuun. Autamme vankalla messukokemuksella kaikessa ideoinnista jälkihoitoon. Messuosastoon meiltä löytyy monia kustannustehokkaita ideoita, joita voi käyttää useampaankin kertaan!)

Mari Koivunen

Mari Koivunen

Pitkän linjan viestinnän ammattilainen, joka jaksaa innostua, innostaa ja intoutua. Sydäntä lähellä vaikuttava ja houkuttava sisällöntuotanto kanavasta riippumatta.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *